Confidentialité

Les renseignements conservés

• Employés et personnes du bureau: prénom, nom, rôle, métier, adresse courriel et numéro de cellulaire.
• Suivi de l'utilisation, pour les comptes de chantier: la date et l'heure de votre dernière ouverture de Tuesday, et la date et l'heure où vous avez lu chaque résumé.
• Sécurité: un NIP à 4 chiffres pour le chantier, jamais conservé en clair (seulement une empreinte que personne ne peut relire), des codes de connexion temporaires pour le bureau et La Planche à Dessin et, pour limiter les abus de la page de connexion et des formulaires publics de La Planche à Dessin, une empreinte de l'adresse IP (un code tiré de l'adresse, jamais l'adresse elle-même).
• Clients de Constructions Clément Robert: le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone du ou des clients, et l'adresse du chantier.
• Clients potentiels de Constructions Clément Robert (Ventes, avant la signature du contrat): le nom et les coordonnées d'une ou deux personnes, la ville et l'adresse du terrain, le type de projet, le terrain visé, le budget et l'échéance, la provenance de la demande, l'étape du dossier, les dates des échanges, des rendez-vous et de la soumission, son montant, une note, et un historique des gestes faits sur le dossier, sans nom ni coordonnées. Ils nous sont donnés par la personne elle-même: au téléphone, en personne, ou par le formulaire de contact ou de terrains du site Web de Constructions Clément Robert, que le site transmet directement à Tuesday (nom, courriel, téléphone, message, sujet et page du site).
• Travail sur les projets: les notes, les photos de chantier (avec le nom de la personne qui les a prises, la date et une légende facultative), les demandes de service après-vente (adresse, coordonnées du client, description du problème, rendez-vous, photos et notes), le suivi de facturation des maisons et des plans de La Planche à Dessin (nom ou adresse du client, prix du contrat ou montants de l'offre, étapes facturées et payées, numéros de facture), la cédule, les documents du dossier du chantier, et un journal des changements (qui a fait quoi, et quand).
• Clients et clients potentiels de La Planche à Dessin: le nom, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, l'adresse et la ville du terrain, le type de projet, la provenance de la demande (appel, courriel, site Web, référence), qui construira la maison si on le sait, les dates des échanges, des rendez-vous, de l'offre de service et de son acceptation, les montants de l'offre, une note sur le projet, les heures de travail consacrées au dossier, et un historique des gestes faits sur le dossier, sans nom ni coordonnées. Ils nous sont donnés par la personne elle-même: au téléphone, par courriel, en personne, par le formulaire « Demande de projet » du site Web de La Planche à Dessin, qui crée directement son dossier (prénom, nom, téléphone ou courriel, ville, adresse du terrain, type de projet, budget approximatif, message, la page du site d'où la demande est envoyée, et la date et l'heure du consentement donné en cochant la case du formulaire), ou par la fiche client qu'elle remplit à partir du lien personnel que le concepteur lui envoie (nom complet, téléphone, courriel et adresse des travaux, avec la date de réception et la version de l'avis affiché). Chaque client remplit sa propre fiche: l'adresse courriel d'un deuxième client peut être obtenue auprès du premier, seulement pour lui envoyer son propre lien.
• Heures du chantier, pour les employés de chantier qui pointent dans Tuesday: l'heure de chaque arrivée, de chaque changement d'adresse et de chaque départ, le lieu choisi (une adresse de chantier, avec la mention « extra » au besoin, ou un lieu de l'entreprise comme le bureau ou l'entrepôt) et, mesurés au moment du pointage seulement, la distance entre votre téléphone et l'adresse du chantier, la précision de cette mesure et un indicateur de position (par exemple à l'adresse, hors de l'adresse, imprécis ou sans position). Les coordonnées de votre position restent dans votre téléphone: elles ne sont jamais transmises à Tuesday ni conservées. Un départ oublié, ajouté par vous ou, en dépannage, fermé par l'administrateur technique, avec un motif, est marqué « saisi à la main ». Plus tard s'ajouteront votre numéro d'employé, le temps de pause à retirer de vos journées (15 minutes par défaut), les autres corrections (par vous ou par le bureau, avec leur motif), la confirmation de votre semaine, son approbation par le bureau et sa transmission pour la paie, avec l'historique de ces changements.

Pourquoi

• Organiser les chantiers: savoir qui travaille à quelle adresse, partager les plans et la cédule, documenter l'avancement des travaux en photos.
• Joindre le client pendant les travaux, au besoin, et après la livraison pour le service après-vente.
• Envoyer à chaque employé de chantier, quand le bureau le décide, le résumé des changements de la journée.
• Protéger l'accès: seul le titulaire d'un compte peut ouvrir Tuesday.
• La dernière ouverture et la lecture des résumés sont affichées au bureau pour qu'il sache si l'information vous est parvenue. Si vous n'avez pas ouvert Tuesday ou pas lu un résumé, le bureau peut vous appeler pour vous transmettre l'information.
• Ventes de Constructions Clément Robert: répondre aux demandes de construction et en faire le suivi (rappels, rencontres, soumission) jusqu'à la signature du contrat; à la signature, les coordonnées servent à créer le dossier de la maison. Tuesday n'envoie aucun courriel ni aucun rappel automatique à ces personnes.
• La Planche à Dessin: répondre à une demande de plans et en faire le suivi (rappels, rendez-vous, offre de service), ouvrir le dossier avec des renseignements exacts donnés par la personne elle-même (fiche client, que le concepteur relit avant de la verser au dossier), réaliser les plans une fois l'offre acceptée, suivre le temps qui y est consacré et en tenir la facturation. Chaque demande reçue par le site de La Planche à Dessin est signalée au concepteur par courriel, pour qu'il rappelle la personne. Tuesday n'envoie aucun courriel ni aucun rappel automatique à ces personnes.
• Heures du chantier: compter les heures de travail de chaque employé par jour et par chantier, pour remplacer l'outil de pointage actuel. Pendant l'essai du pointage, la paie continue de se faire à partir de l'outil actuel; ensuite, les heures approuvées par le bureau serviront à préparer la paie. La distance et l'indicateur de position servent à proposer d'abord les chantiers les plus proches et à signaler un pointage loin de l'adresse, comme un indice à vérifier, jamais comme une preuve à lui seul. Il n'y a aucun suivi de vos déplacements: la position est mesurée seulement quand vous touchez Arrivée, Changer d'adresse ou Départ.

Qui peut les voir

• Le bureau et la direction de Constructions Clément Robert: l'ensemble des projets, des comptes, du journal, des dates de dernière ouverture et de lecture des résumés, sauf ce qui relève des modules ci-dessous.
• Un employé de chantier: seulement les adresses actives qui lui sont confiées (plans, cédule, notes, photos, coordonnées des clients de ces adresses) et ses propres résumés. Il ne voit ni la liste des employés ni les autres projets (seulement, s'il pointe ses heures, l'adresse des autres chantiers actifs: voir Heures du chantier). Chaque note et chaque photo affichent le nom de leur auteur.
• Service après-vente: seulement les personnes à qui la direction a donné accès à ce module. Un employé de chantier n'y voit que les demandes qui lui sont confiées.
• Comptabilité (suivi de facturation) et Ventes (clients potentiels de Constructions Clément Robert): seulement les personnes du bureau et de la direction à qui la direction a donné accès à chacun de ces modules. Jamais un compte de chantier. Le concepteur de La Planche à Dessin voit et tient à jour le suivi de facturation des plans quand la direction lui en donne l'accès (module Factures plans). Ce module n'accorde aucun accès aux autres tableaux de la comptabilité.
• La Planche à Dessin: seulement le concepteur de La Planche à Dessin et l'administrateur de Tuesday, à qui la direction a donné accès à ce module. Ni le bureau ni les équipes de chantier de Constructions Clément Robert ne voient ces dossiers; la comptabilité de Constructions Clément Robert voit le suivi de facturation des plans. Le concepteur de La Planche à Dessin a aussi un compte d'administration de Tuesday: il voit donc les projets, les comptes et le journal de Constructions Clément Robert, comme le bureau et la direction.
• Heures du chantier: chaque employé voit ses propres heures, jamais celles des autres. Les heures, la distance, la précision et l'indicateur de position de tous les employés qui pointent sont vus par les personnes du bureau à qui la direction a donné accès au module Heures. Pendant l'essai du pointage, une page du bureau, en lecture seule, montre les heures, les lieux, les secteurs et l'indicateur de position (en mots, jamais une distance ni une précision) aux personnes qui ont ce module; pendant l'essai, seul l'administrateur technique de Tuesday, qui développe l'outil pour la direction, l'a reçu, pour comparer chaque semaine les heures de Tuesday à celles de l'outil actuel. Le module Heures n'est accordé qu'aux employés qui pointent et aux personnes que la direction désigne, jamais au compte du concepteur de La Planche à Dessin, ni à son compte d'administration de Tuesday: cet accès d'administration ne lui donne pas les heures. Pour choisir son lieu, un employé qui pointe reçoit aussi le numéro, l'adresse, la ville et la position de chaque chantier actif, sans le nom du client ni aucun document.
• Nos fournisseurs technologiques, seulement pour faire fonctionner l'outil (voir la section suivante). Ils agissent pour le compte de Constructions Clément Robert.

Où ils sont traités

• Base de données et photos de chantier: Supabase, à Montréal (Canada). Les photos sont réduites dans le téléphone avant l'envoi, ce qui retire leur position GPS.
• Application: Vercel. Les fonctions qui lisent et écrivent les données s'exécutent présentement dans la région de Washington, aux États-Unis.
• Courriels (codes de connexion, invitations et liens personnels, résumés des changements, et avis au concepteur de La Planche à Dessin de chaque demande reçue par son site, avec les coordonnées, le projet et le message de la personne): Resend, aux États-Unis, qui garde une trace de chaque envoi.
• Documents des chantiers, et une copie des photos de chaque projet (dossier « Photos » du projet): Google Drive de Constructions Clément Robert.
• Les dossiers des Ventes et de La Planche à Dessin sont dans la même base de données, à Montréal, et passent par la même application, y compris les demandes reçues des sites Web et la page de la fiche client. Tuesday n'en copie aucun dans Google Drive et n'envoie aucun courriel à ces personnes. L'avis d'une demande reçue par le site de La Planche à Dessin reste dans la boîte courriel du concepteur, et le lien de la fiche client est envoyé par le concepteur lui-même, depuis sa boîte courriel de Constructions Clément Robert, où ce courriel reste.
• Copies de sauvegarde de la base: gardées par l'administrateur technique de Tuesday sur son poste de travail, lisibles par lui seul et hors de tout service de synchronisation, puis détruites après 30 jours. Supabase garde aussi ses propres sauvegardes, selon ses règles.
• Les heures du chantier et les indicateurs de position sont dans la même base de données, à Montréal, et passent par la même application. Pour obtenir la position d'un chantier, son adresse et sa ville, sans aucun nom, sont envoyées au service de géolocalisation de Ressources naturelles Canada (gouvernement du Canada), qui peut les traiter à l'extérieur du Québec. Aucun renseignement sur les employés n'y est envoyé.
• Des renseignements peuvent donc être traités à l'extérieur du Québec et du Canada.

Combien de temps

• Codes de connexion: 24 heures au plus.
• Empreintes d'adresses IP: elles servent au plus 1 jour, puis sont effacées lors de l'utilisation suivante de la même page; celles de la fiche client et du formulaire « Demande de projet » de La Planche à Dessin sont aussi effacées chaque nuit.
• Résumés et leur date de lecture: 12 mois.
• Journal des changements: 24 mois.
• Compte désactivé (départ d'un employé): 12 mois après la désactivation, le nom, l'adresse courriel, le téléphone, les accès et le NIP sont effacés. Les notes et les photos restent, signées « Ancien employé ».
• Projets, clients, notes et photos: tant que le projet est conservé dans Tuesday. Le bureau supprime un projet quand il n'est plus utile. Une photo supprimée par son auteur ou par la direction est effacée du stockage de Tuesday aussitôt (au plus tard le lendemain); une photo prise mais jamais publiée, le lendemain. La copie d'une photo de projet rangée dans le Google Drive de Constructions Clément Robert sert d'archive: elle n'est pas effacée avec la photo et suit les règles de conservation de ce Drive.
• Clients potentiels de Constructions Clément Robert (Ventes): le dossier est supprimé 24 mois après le dernier échange avec la personne (discussion, envoi de la soumission ou rendez-vous). Une fois le contrat signé, ce délai ne s'applique plus: comme les projets, le dossier est gardé jusqu'à ce que le bureau le supprime.
• La Planche à Dessin, client potentiel, offre de service non acceptée, dossier perdu ou projet abandonné: le dossier est détruit 24 mois après le dernier échange avec la personne (discussion, envoi de l'offre, rendez-vous ou acceptation), avec ses heures et son historique.
• La Planche à Dessin, client: pendant le projet, puis 5 ans après la fin du projet (modifications de plans, garanties, questions). La personne responsable de la protection des renseignements personnels revoit alors le dossier, qui est détruit, sauf si une obligation exige de le garder plus longtemps.
• La Planche à Dessin, fiche client: le lien sert une seule fois et expire après 14 jours. Le contenu d'une fiche est effacé au moment où le concepteur la verse au dossier ou l'écarte, et 90 jours après sa réception si personne ne l'a relue.
• Heures du chantier (durées proposées, en cours d'approbation par la personne responsable de la protection des renseignements personnels): la distance et la précision mesurées au pointage sont retirées de la trace technique de chaque envoi 30 jours après sa réception, et des heures 12 mois après l'approbation de la semaine (18 mois après le jour pointé si la semaine n'est jamais approuvée); l'indicateur de position, les heures, leurs corrections et leur historique sont gardés pendant la durée de conservation du registre de paie, à confirmer. Les coordonnées de votre position ne sont jamais conservées. Cette section sera mise à jour avec les durées approuvées.
• Copies de sauvegarde: 30 jours. Un renseignement effacé dans Tuesday y reste jusqu'à leur destruction.
• Appareil reconnu au chantier: 90 jours. Session du bureau: 30 jours.

Témoins (cookies)

Tuesday n'utilise que deux témoins, nécessaires à la connexion: un pour la session du bureau, un pour reconnaître l'appareil d'un employé de chantier après son NIP. Aucun témoin publicitaire, aucune mesure d'audience, aucun outil de suivi d'un tiers.

Vos droits

• Savoir quels renseignements Tuesday conserve sur vous, et en recevoir une copie.
• Faire corriger un renseignement inexact ou incomplet.
• Demander la désactivation de votre compte, puis l'effacement de vos renseignements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
• Client potentiel de Constructions Clément Robert, ou client ou client potentiel de La Planche à Dessin: retirer votre consentement ou demander la destruction de votre dossier. La personne responsable de la protection des renseignements personnels y donne suite, sauf si une obligation de conservation s'y oppose (par exemple un mandat en cours). Une fiche client déjà envoyée ne se modifie pas en ligne: pour corriger un renseignement, appelez le concepteur ou Constructions Clément Robert au 1 855 376-2378.
• Employé qui pointe ses heures: voir vos heures dans l'onglet Heures de Tuesday. Pendant l'essai, signalez une erreur au bureau: l'outil de paie actuel fait foi, et la correction dans Tuesday viendra avec la suite.
• Porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse.